Заполнение формы 6-НДФЛ

Форма НДФЛ – это отчетность по налогу на доходы физических лиц. Существует целых 6 разновидностей отчета по налогу на доходы физических лиц. На первый взгляд принципиально они ничем не отличаются, но раз они существуют, значит, разница все-таки в чем-то есть.

Например, форма 2-НДФЛ является справкой о доходах физических лиц и выдается по месту работы, предъявляется по требованию; форма 3-НДФЛ – это декларацией о доходах, и готовится она для ежегодной подачи в налоговую службу в установленный срок; декларация по форме 4-НДФЛ отражает предполагаемый уровень дохода на ближайший год; форма 5-НДФЛ – это статистический отчет о деятельности субъектов предпринимательства конкретного региона и его готовят не налогоплательщики, а сама Налоговая служба в регионах. Таким образом, разница между этими похожими декларациями заключается в том, кто и когда ее подает и какие именно доходы в ней указывает.

В свою очередь, форма 6-НДФЛ, которая появилась всего пару лет назад (1 января 2016 года), является почти полным аналогом формы 2-НДФЛ, но подается, в отличие от последней, ежеквартально. Бланк, предусмотренный для этой формы, утвержден приказом Федеральной Налоговой службы №ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 года. Это в каком-то смысле «хитрый» отчет – за его несвоевременную сдачу государство придумало штраф. то же самое касается не только опозданий со сдачей, но и ошибок, допущенных при заполнении бланка. Имеются ввиду не только неправильно внесенные данные, но и исправления, зачеркивания, помарки и тому подобное.

Альтернативной штрафу санкцией может быть блокировка расчетного счета компании или предприятия. Штраф выписывается в течение 10 дней с момента просрочки сдачи отчета, а сама просрочка считается с первого дня, который следует за крайним сроком сдачи. В такие же сроки блокируется и банковский счет.

Минимальный размер штрафа составляет 1000 рублей, за каждый следующий месяц (независимо от того, полный он или нет) просрочки – еще по столько же. Но есть возможность избежать штрафа – если Вы сдали отчет не в самый последний день, то есть возможность исправить найденные ошибки и подать корректирующий отчет. Главное, сделать это раньше, чем Ваши ошибки найдет Налоговая служба.

У некоторых предпринимателей и бухгалтеров, которые вникли в суть отчета по форме 6-НДФЛ, возникают сомнения в необходимости этого отчета как такового: какой в нем смысл, если он, по сути, дублирует форму 2-НДФЛ? Налоговики объясняют появление очередного отчета тем, что это позволит усилить контроль над налогоплательщиками и поступления «налоговых» денег в бюджет государства.

Однако, если бы при этом была упразднена ежегодная отчетность по той же статье, тогда новая форма была бы действительно оправданной. В настоящей же ситуации – это еще одна победа государственной бюрократической машины и способ доставить убытки в виде санкций предпринимателям (ведь за несвоевременную сдачу годовой формы отчеты тоже предусмотрен штраф).

Отчет по форме 6-НДФЛ обязаны сдавать работодатели, которые нанимают сотрудников по трудовым или гражданско-правовым договорам. Из зарплаты сотрудников удерживается как раз та сумма, которая составляет размер налога на доходы физических лиц.

На этом моменте у некоторых предпринимателей на вполне законных основаниях может возникнуть логичный вопрос: нужно ли сдавать декларацию 6-НДФЛ, если на предприятии нет сотрудников? Ведь раз нет сотрудников – значит, некому выплачивать зарплату и не из чего вычитать сумму налога. В таком случае отчет получается нулевой. Нулевым он может быть также, если работники есть, но в их пользу не выплачивались и даже не начислялись средства. Тут Налоговая служба пошла на уступки – декларацию можно не только не сдавать, но да же и не составлять. В подтверждение этому есть Разъяснительные письма Федеральной налоговой службы под соответствующими номерами.

Как и всегда, даже в такой, казалось бы, простой и понятной ситуации есть нюансы. Конечно, нулевую отчетность по данной категории налогов можно не сдавать. Но Налоговая служба может не быть проинформирована о том, что какая-то компания или предприятие не является налоговым агентом (то есть тем субъектом, который обязан подавать данную декларацию). Таким образом, не дождавшись от этой компании никакого отчета, Налоговая служба в течение положенных 10 дней применит свои штрафные санкции и заблокирует банковский счет или выпишет штраф.

Оспорить это решение можно будет только в судовом порядке (за что придется понести дополнительные расходы), но если в случае с блокировкой счета просто будут недоступны финансовые операции, то выписанный штраф придется оплатить, иначе это повлечет за собой дальнейшие санкции. Поэтому лучше один раз «заморочиться» и сдать нулевую декларацию, чтобы налоговики знали, от какой компании не нужно требовать отчета, и дальше спокойно трудиться в своей компании.

Отчет по форме 6-НДФЛ сдается по месту нахождения компании или по месту жительства индивидуального предпринимателя. Если же компания имеет представительства или филиалы, то отчет нужно сдавать в то отделение Налоговой службы, где сотрудники получают заработную плату. Если она выплачивается в каждом из представительств, то каждое из них сдает отчетность в отделения по своему адресу.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ

Как уже стало понятно из вышесказанного, если на предприятии есть сотрудники, которые получают зарплату (то есть, проводится начисление), отчет по форме 6-НДФЛ является обязательным для заполнения и подачи в Налоговую службу.

Отличие данной формы от той, которая сдается по результатам года (то есть, от формы 2-НДФЛ), состоит в том, что в поквартальный отчет вносится информация по всем сотрудникам, коллективно, в то время как в годовом отчете – по каждому сотруднику отдельно.

В форму отчета, которому посвящена статья, вносятся суммы начислений и выплат с учетом подоходного налога обобщенно для всего штата сотрудников.

Прежде чем начать заполнение отчета, особенно первый раз, совсем не лишним будет пролистать весь бланк от начала и до конца. Во-первых, это даст более определенное понимание того, какая информация понадобится для заполнения. Во-вторых, для опытных в данном вопросе людей не лишним будет узнать, появились ли какие-нибудь новшества в форме отчета. Несмотря на то, что он существует всего два года, изменения вносились уже в январе 2017 года, и с 2018 тоже ожидаются изменения.

Бланк отчета состоит из титульного листа и двух разделов. Стоит отметить, что довольно большая часть информации вносится в этот бланк в виде кодов, поэтому заполнять нужно внимательно. И хоть варианты кодов приведены в самом бланке, читать лучше внимательно и абсолютно все, что в нем написано (и основным шрифтом, и мелким). Несмотря на то, что существует много руководств и рекомендаций по заполнению любых видов деклараций и отчетов, и в частности формы 6-НДФЛ, ошибиться можно буквально на ровном месте.

Заполнение начинается с титульного листа, который нумеруется, как и все остальные страницы, в соответствующей графе в формате «001», это означает, что титульный лист является первой страницей. Сам титульный лист состоит из трех частей: верхней, левой и правой нижних.

В верхней части есть графы, в которые вписывается номер идентификационного кода и КПП к нему. Рядом – номер страницы отчета.

Надо отметить, что для ввода данных предусмотрены графы не в виде строчек, а в виде клеточек, в которые печатными буквами вносится информация.

Ниже вписывается номер корректировки отчета. Таким образом, если это исходная версия отчета за определенный период, нужно поставить «000», если же это уже вторая версия, то есть корректирующая, – ставится «001».

Период подачи отчета тоже кодируется: «21» соответствует первому кварталу, «31» – второму, «32» – третьему, «33» – четвертому. Год, в котором подается отчет, вписывается в привычном формате.

Кодируется также место, куда подается отчет – вернее по месту ли нахождения предприятия подается отчет (альтернативный вариант – по месту прописки предпринимателя). Если да, то вписывается код «212». Так же есть графа, где записывается код налогового органа – «7708».

Далее следует большая графа для названия предприятия. Если у него есть сокращенное название, записывается именно оно; если существует только полное название – можно записать полностью. Индивидуальные предприниматели записывают свою фамилию, имя и отчество полностью, без сокращений.

Надо отметить, что общим правилом заполнения данного отчета является то, что нельзя оставлять пустые клеточки. Если в строке остается место, то в каждой клеточке нужно проставить прочерки. То же самое касается и пустых строк – если нет информации для заполнения какого-то пункта, во всей строке от начала до конца нужно поставить прочерки. Исключение составляют только промежутки между словами в одну клетку, которая остается пустой, без прочерка. Далее вписывается код по ОКТМО и контактный телефон налогового агента (или его представителя).

В конце этого блока данных указывается количество страниц отчета и количество страниц, на которых содержатся дополнения или подтверждающие документы. Для этого предусмотрено по 3 клеточки, в которые количество страниц записывается в формате «4--» и, например, «0--» (если нет дополнений), соответственно. На этом верхний блок данных закончен.

В правом блоке снова записывается, кто подает отчет: налоговый агент или его представитель, что обозначается соответствующим кодом (1 или 2). Полное имя предпринимателя или название организации записывается в специально отведенные для этого графы. Если отчет подает представитель налогового агента, нужно вписать название документа, который дает представителю на это полномочия. Последнее – это подпись и дата заполнения отчета. Этой датой может быть максимум последний день месяца, который идет за отчетным периодом.

Левая нижняя часть титульного листа бланка отчета 6-НДФЛ предназначена для заполнения сотрудником налоговой службы, поэтому налогоплательщик оставляет ее пустой.

В разделы 1 и 2 вносятся непосредственно результаты деятельности. В 1-ом разделе вписывается налоговая ставка, начисленные доходы, вычтенные подоходные налоги, количество сотрудников, суммы авансового платежа и удержанного налога, а также некоторые другие данные. Во 2-ом разделе записываются даты фактического получения дохода, удержания налога и срок, в который нужно перечислить налог, а также сумму фактического и удержанного налога.

Что касается сроков, то в 2017 году отчеты нужно было сдавать в следующие сроки: за 1 квартал – до 2 мая; за полугодие – до 1 августа; за 9 месяцев – до 31 октября; за год – до 3 марта 2018 года. Стоит обратить внимание на один существенный нюанс. Несмотря на то, что отчет считается «поквартальным», информация за период, равный именно кварталу, сдается только один раз в году – это отчет за 1-ый квартал. Отчет за 2-ой квартал уже включает в себя данные за 6 месяцев, то есть за два квартала.

Аналогично и с третьим кварталом, который содержит в себе данные за 9 месяцев работы предприятия. Отчет за 4-ый квартал – это годовой отчет. То есть, это почти полный аналог отчета, соответствующего форме 2-НДФЛ, который заполняется по итогам года и сдается только один раз в году.

Как раз на этом этапе в очередной раз возникает вопрос о целесообразности появления новых видов отчетности. Но, как показывает практика, с государством спорить достаточно опасно и выходит, что называется, себе дороже. Поэтому в данном случае лучшим выходом из ситуации будет аккуратная и своевременная сдача отчетности, а также внимательное заполнение деклараций. ведь в противном случае, кроме уплаты налогов, придется потратиться еще и на штрафы или терпеть неудобства, связанные с блокировкой счета и временной остановкой финансовых операций, что, в свою очередь, тоже может стать причиной потери прибыли.

Оставьте запрос на бесплатную консультацию —
и мы расскажем как правильно оптимизировать ваши ресурсы


Сервис обратного звонка RedConnect